MBI ayuda a poner en marcha un proceso de revisión de planes paralizado
MBI trabajó con empresas modulares regionales para conseguir que el Estado de Washington utilizara revisores externos.
Una de las principales ventajas de la construcción modular es la rapidez. Por eso, cuando el proceso de construcción de edificios modulares se ralentiza por cualquier motivo, los fabricantes y sus clientes no están contentos. Eso es lo que ocurrió en el Estado de Washington el año pasado, cuando se paralizó el proceso de revisión de planos.
Alan Rasmussen es Vicepresidente de Producción de Modern Building Systems, con sede en Oregón. Modern suministra muchos edificios a clientes de Washington. El Departamento de Trabajo e Industrias del Estado de Washington tiene un programa de Estructuras Ensambladas en Fábrica [FAS] que revisa los planos de los edificios para comprobar que cumplen los códigos. Los inspectores visitan la fábrica de Oregón y, cuando los módulos superan la inspección, se expiden insignias del Estado de Washington que se colocan en cada módulo.
Al Departamento de Trabajo e Industrias del Estado de Washington le preocupaba ceder el control sobre sus revisiones de planos. "Pero compartimos con ellos la norma ANSI y les explicamos cómo podían responsabilizar a terceros", dice Jon Hannah-Spacagna , director de asuntos gubernamentales de MBI. "Recurrir a terceros no significa una pérdida de control. Son sólo un recurso que alivia el estrés de los empleados y ayuda a que los planes de las empresas se revisen con mayor rapidez. Todos salimos ganando".
Escasez de personal
Los plazos de aprobación de los planes solían ser de unas cuatro semanas. Pero, según Rasmussen, "en los últimos años se han jubilado muchos revisores de planes y les ha costado sustituirlos".
Los plazos empezaron a alargarse hasta seis, ocho e incluso doce semanas. "En el verano de 2021, se alargaron aún más", afirma Rasmussen. "El COVID y los éxodos de personal también afectaban a los plazos de revisión. En otoño e invierno de 2021, las revisiones tardaban 24 semanas".
"En otoño e invierno de 2021, las revisiones tardaban 24 semanas".
Alan Rasmussen, Vicepresidente de Producción de Modern Building Systems
Otros factores
Además de la escasez de personal, otros factores contribuyeron a ralentizar el ritmo. Rasmussen explica: "Durante un tiempo, utilizaron revisores externos como opción acelerada, y nosotros hicimos uso de ella. Sin embargo, decidieron dejar de permitirlo y la situación se deterioró aún más". Aunque las normas estatales permitían las inspecciones de terceros, eran reacios a recurrir a ellos, pues preferían que el trabajo se realizara íntegramente dentro del departamento.
El sistema en papel del departamento también contribuyó. En muchos estados, los planes se presentan electrónicamente. Pero en Washington había que imprimir varios juegos de planos y enviarlos por correo. "Debido a COVID, todo el mundo trabajaba a distancia, lo que aumentaba los retrasos", explica Rasmussen. "Un administrador iba a su oficina una vez a la semana para recoger las copias impresas enviadas por correo y distribuirlas".
Clientes insatisfechos
Los clientes de Modern en Washington necesitaban los edificios que habían encargado, a veces para disponer de espacio adicional que les permitiera distanciarse físicamente. Algunos de esos clientes eran organismos públicos, como distritos escolares. "Uno de los distritos escolares había encargado edificios en marzo de 2021 para paliar el hacinamiento. Normalmente, estaríamos construyendo en junio e instalando en julio", explica Rasmussen. "Pero para entonces aún no habíamos recibido respuesta de la revisión del plan".
Además de distritos escolares, otros clientes que habían encargado edificios eran el Departamento de Pesca y Vida Silvestre de Washington, tribus de nativos americanos y municipios de todo el estado. Rasmussen estaba desesperado por construir e instalar los proyectos para sus clientes. "La situación empeoró tanto que me pasaba horas al día reorganizando el orden de producción, atendiendo las llamadas de los clientes afectados e intentando resolver el problema. Fue un calvario".
Trabajar en equipo
Rasmussen recibió una llamada de Paetra Orueta, de Blazer Industries, otra empresa de fabricación modular de Oregón. Ella tenía los mismos problemas y decidieron trabajar juntos. "Ambos hacíamos llamadas telefónicas, escribíamos correos electrónicos, etcétera. Luego hablábamos de las respuestas que recibíamos. Pero se hizo inmanejable", dice Rasmussen. Decidieron que necesitaban un único punto de comunicación, para no hacer las mismas preguntas y que el departamento se repitiera.
"Pero ambos estamos muy ocupados dirigiendo empresas en tiempos difíciles", dice Rasmussen. Así que a él y a Orueta se les ocurrió una alternativa: "Le pedimos a Jon, de MBI, que nos echara una mano".
Jon Hannah-Spacagna, Director de Asuntos Gubernamentales de MBI, les quitaría un peso de encima, y también pensaron que sería útil contar con un tercero que se comunicara con el Estado, alguien sin intereses comerciales en juego.
En palabras de Hannah-Spacagna: "El Departamento de Estado sabe que no me juego nada. No me juego millones de dólares en proyectos, ni tengo un jefe que me presione para sacar adelante los proyectos de mi empresa. Esto me permite acercarme a ellos desde una posición pragmática y cordial: Hay un problema, trabajemos juntos para encontrar una solución que sea buena para todos".
Antes de que Hannah-Spacagna se involucrara, la frustración, la inversión de tiempo y el estrés por las repercusiones en su negocio podían afectar a las comunicaciones de Rasmussen con el Estado. "Me estaba volviendo un poco brusco en mis correos electrónicos. Así que tener a Jon encargándose de todo eso en su lugar fue agradable".
"El Departamento de Estado sabe que no me juego nada. No arriesgo millones de dólares en proyectos, ni tengo un jefe que me presione para sacar adelante los proyectos de mi empresa. Esto me permite acercarme a ellos desde una posición pragmática y cordial: Hay un problema, trabajemos juntos para encontrar una solución que sea buena para todos".
Jon Hannah-Spacagna, Director de Asuntos Gubernamentales del Instituto de Construcción Modular
Soluciones
"El Estado solía tener siete revisores a tiempo completo. A finales de 2021 solo había uno a tiempo parcial", explica Hannah-Spacagna. A esas alturas, el retraso era enorme y el efecto sobre los clientes, devastador. Por ello, la dirección del programa FAS debatió el problema con sus grupos de trabajadores públicos y acordó establecer una "norma de emergencia" temporal para recuperar el retraso.
Durante 120 días -del 20 de diciembre de 2021 a mediados de abril de 2022-, la norma permite a clientes como Modern y Blazer utilizar revisores externos aprobados. Parte del proceso para llegar a este punto consistió en tranquilizar al Estado sobre la seguridad del uso de terceros, que es donde las conexiones de la industria de Hannah-Spacagna resultaron inestimables. "Coordiné conferencias telefónicas con otras agencias que utilizan revisores externos. Compartieron sus experiencias y me explicaron cómo funciona".
Al departamento le preocupaba ceder el control sobre las revisiones de sus planes. "Pero les explicamos la norma ANSI y cómo podían exigir responsabilidades a terceros", explica Hannah-Spacagna. "Recurrir a terceros no significa perder el control. Son sólo un recurso que alivia el estrés de los empleados y ayuda a que los planes de las empresas se revisen con mayor rapidez. Todos salimos ganando".
En el caso de los edificios educativos, médicos o institucionales, el Estado estaba obligado por ley a realizar sus propias revisiones eléctricas, por lo que inicialmente se dijo que no se podía recurrir a revisores externos en esos edificios. Pero la mayoría de los edificios atrasados pertenecían a esas categorías.
Se llegó a un compromiso: Terceras partes realizarían las revisiones estructurales, mecánicas, de fontanería, contra incendios y de seguridad vital, y el Estado haría su propia revisión eléctrica. Estas dos revisiones podrían hacerse simultáneamente, lo que es mucho más rápido que hacer una después de la otra.
Ahora y en el futuro
Rasmussen afirma que las revisiones eléctricas del Estado tardan ahora pocas semanas, y las de terceros, de dos a cuatro semanas.
Además, el estado de Washington "también permite que las revisiones las realicen los departamentos estatales de Oregón e Idaho, con los que ya tenían acuerdos de reciprocidad", explica Hannah-Spacagna. Y la última pieza del rompecabezas es que el programa FAS acepta ahora presentaciones electrónicas.
Hannah-Spacagna dice: "Seguimos hablando con el estado de Washington, y esperamos que permitir revisores terceros se convierta en algo permanente."
Sobre la autora: Zena Ryder es escritora freelance, especializada en escribir sobre construcción y para empresas de construcción. Puedes encontrarla en Zena, Freelance Writer o en LinkedIn.
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